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系统菜单用于对用户及其安全性的设置。
单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项：
权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。

修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。
同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图：

重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。

退出系统：用于退出本系统。

文件编辑
用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。
新增：用于对选定数据库进行新增数据。
修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。
删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。
批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。
序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。
原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。
正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。
排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。
查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。
打印：用于打印该目录下的各种报表。
Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。
案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。
案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。
回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。
刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

著录界面右键菜单及其它功能
在系统中，打开任意著录界面（例如，收文、发文、科技案卷目录 等等），将鼠标放在任意字段名称部分（例如，可放到年度字段的年度两个字上面），单击右键，该菜单出现。使用该组菜单命令，可大量地减少录入工作量，提高工作效率。
同时，如果“继承登记”、 “自动增量”被设置为有效状态，则该命令前会被标记打勾；如果选定字段被具有“设置缺省值”属性，则该命令后面显示具体的值。否则，就没有。如右图所示：